Rechnungs-Automation

Rechnungen weiterleiten. Daten landen in Excel.

Rechnungen einfach an ein zweites Postfach weiterleiten: Claude liest das PDF, alle Positionen landen strukturiert in Excel, das Original wird im Drive archiviert. 10 Stunden Tipparbeit pro Monat gespart.

Kunde
Schweizer KMU (anonymisiert)
Branche
Buchhaltung / Administration
Dauer
2 Wochen
Tools
n8n · Claude (PDF-Reading) · Google Drive · Google Sheets
Rechnungsanalyse-Automation mit Claude PDF-Reading und Excel-Übersicht
10h pro Monat eingespart
~30 Sek. pro Rechnung
0 manuelle Tipparbeit
100% Original archiviert
Die Ausgangslage

Jede Rechnung wurde von Hand in Excel abgetippt.

Das Backoffice eines Schweizer KMU verbrachte 10 Stunden pro Monat damit, Lieferanten-Rechnungen aus dem Posteingang zu nehmen, die wichtigsten Daten in eine Excel-Liste abzutippen und das PDF auf dem Server abzulegen.

Das war langweilig, fehleranfällig und blockierte eine Mitarbeiterin zwei Stunden pro Woche, die woanders besser eingesetzt gewesen wäre. Ausserdem entstanden regelmässig kleine Tipp-Fehler bei Beträgen und MwSt.-Sätzen.

Unsere Lösung

Eine E-Mail weiterleiten. Den Rest macht Claude.

Wir haben einen n8n-Workflow gebaut, der auf ein dediziertes Postfach hört. Sobald eine Rechnung ankommt, übergibt n8n das PDF direkt an Claude, das den Inhalt strukturiert ausliest.

Claude erkennt zuverlässig Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, MwSt.-Sätze und alle Einzelpositionen, auch bei wechselnden Formaten. Die Daten landen automatisch im Excel, das Original wird im richtigen Drive-Ordner archiviert. Die Mitarbeiterin muss nur noch eine E-Mail weiterleiten.

So funktioniert's

Der Workflow in 6 Schritten

Vom Posteingang bis zum Eintrag im Excel: vollautomatisch, in unter 30 Sekunden.

  1. 01

    Rechnung kommt rein

    Lieferanten-Rechnungen landen wie gewohnt im normalen Posteingang.

  2. 02

    Weiterleitung

    Der Mitarbeiter leitet die Rechnung an eine dedizierte Mail-Adresse (z.B. rechnungen@firma.ch) weiter. Das ist sein einziger Schritt.

  3. 03

    PDF einlesen

    n8n fischt die Mail ab und übergibt das angehängte PDF an Claude. Claude liest das Dokument direkt, ohne OCR-Vorverarbeitung.

  4. 04

    Strukturieren

    Claude extrahiert Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, MwSt. und alle Positionen mit Menge und Preis, und gibt das als sauberes JSON zurück.

  5. 05

    In Excel ablegen

    Pro Rechnung wird eine Zeile im zentralen Google Sheet ergänzt: Header-Daten + alle Positionen mit Mehrwertsteuer und Total.

  6. 06

    Original archivieren

    Das Original-PDF wandert automatisch in den entsprechenden Lieferanten-Ordner auf Google Drive, sortiert nach Monat.

Das Ergebnis

10 Stunden Tipparbeit weg, und weniger Fehler.

10 Stunden weniger Tipparbeit

Die Mitarbeiterin spart pro Monat einen vollen Arbeitstag und kann diese Zeit in wertvollere Aufgaben investieren.

Weniger Fehler, mehr Konsistenz

Claude tippt sich nicht. Beträge, MwSt. und Positionen sind durchgängig korrekt erfasst, mit dem Original-PDF jederzeit nachprüfbar.

Sauber archiviert und auffindbar

Jedes Original-PDF landet im richtigen Lieferanten-Ordner auf Drive, sortiert nach Monat. Buchhaltungs-Prüfungen werden plötzlich einfach.

Welche Tipparbeit kostet Sie jeden Monat Stunden?

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