Workflow-Automation

Onboarding Automatisierung

Komplettes Kunden-Onboarding automatisiert: von CRM-Eintragung bis digitale Vertragserstellung.

Kunde
Kennyal Trading
Branche
E-Commerce
Dauer
2 Wochen
Tools
n8n · HubSpot CRM · DocuSign · Notion
Onboarding Automatisierung
8h gespart pro Onboarding
92% weniger manuelle Schritte
< 5min Time-to-Live für neuen Kunden
0 Daten-Übertragungs-Fehler
Die Ausgangslage

Manuelles Onboarding kostete jeden Kunden 8 Stunden.

Jeder neue Kunde bei Kennyal Trading durchlief einen langen, manuellen Prozess: Daten aus dem Formular wurden händisch ins CRM übertragen, ein Vertrag aus dem Word-Template angepasst, per Mail versendet, dann nachgefragt, dann unterschrieben, dann archiviert.

Pro Onboarding gingen so durchschnittlich 8 Arbeitsstunden verloren. Bei wachsendem Kundenstamm wurde das schnell zum Bottleneck.

Unsere Lösung

Ein n8n-Workflow der den ganzen Prozess übernimmt.

Wir haben einen End-to-End-Workflow gebaut, der vom ersten Formular-Submit bis zum aktiven Kunden alles automatisch erledigt: CRM-Eintrag, Vertragserstellung, Signatur, Onboarding-Setup, Welcome-Communication.

Die Mitarbeiter müssen nur noch eingreifen, wenn der Kunde eine Rückfrage hat oder ein Sonderfall auftritt.

So funktioniert's

Der Workflow in 5 Schritten

Vom Lead bis zum aktivierten Kunden: alles in unter 5 Minuten, ohne manuelles Eingreifen.

  1. 01

    Trigger

    Ein neuer Lead füllt das Onboarding-Formular auf der Website aus.

  2. 02

    Daten-Extraktion

    KI extrahiert strukturierte Felder und reichert sie mit Firmen-Daten an.

  3. 03

    CRM-Eintrag

    Automatischer Eintrag in HubSpot inkl. Tagging, Lifecycle-Stage und Owner.

  4. 04

    Vertrag generiert

    Massgeschneiderter Vertrag aus Template wird via DocuSign zur Signatur versendet.

  5. 05

    Onboarding aktiv

    Nach Signatur: Slack-Channel, Notion-Workspace und Welcome-Email werden automatisch erstellt.

Das Ergebnis

Messbar weniger Aufwand, messbar mehr Wachstum.

Zeit-Ersparnis

Über alle Kunden hinweg sparen wir 8 Stunden manuelle Arbeit pro Onboarding. Bei aktuell ~30 Onboardings im Quartal sind das 240 Stunden Team-Kapazität, die in echte Wertschöpfung fliesst.

Schnellere Aktivierung

Neue Kunden sind innerhalb von Minuten statt Tagen "live", mit eigenem Workspace, Vertrag, Channel. Die Time-to-Value für den Kunden ist drastisch gesunken.

Zero Errors

Manuelle Übertragungen erzeugten regelmässig Tippfehler in Verträgen und CRM-Daten. Seit dem Go-Live: 0 Übertragungs-Fehler.

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