17 Arbeitstage pro Jahr gespart
Wir haben für einen Schweizer E-Commerce-Shop einen täglichen Bexio-Logistik-Prozess vollständig automatisiert. Von 45 Minuten manuelle Arbeit pro Tag zu null.
Eine Mitarbeiterin musste jeden Tag 45 Minuten Daten manuell rüberkopieren.
Der Kunde betreibt einen Online-Shop und nutzt Bexio für die Buchhaltung. Bestellungen aus dem Shop wurden automatisch nach Bexio synchronisiert, soweit so gut. Aber: nur ein Teil der Pakete wird über einen externen Logistik-Dienstleister versendet.
Welche Bestellungen das sind, wurde im Bexio-Kommentar markiert. Eine Mitarbeiterin musste täglich alle neuen Bestellungen durchgehen, die richtigen rausfischen und die Daten manuell in die Logistik-Plattform übertragen. Tag für Tag, 45 Minuten lang.
Ein n8n-Workflow, der den ganzen Prozess übernimmt.
Wir haben einen Workflow gebaut, der alle 15 Minuten die neuen Bexio-Bestellungen scannt, anhand des Schlüsselworts „Logistik" im Kommentar filtert, die Adress- und Paket-Daten mit OpenAI sauber strukturiert und sie automatisch an die Logistik-Plattform übermittelt.
Jede Übermittlung wird in Google Sheets dokumentiert: voll nachvollziehbar, ohne manuelles Zutun.
Der Workflow in 5 Schritten
Vom neuen Bexio-Eintrag bis zur registrierten Logistik-Sendung: alles vollautomatisch.
- 01
Trigger
n8n scannt Bexio alle 15 Minuten nach neuen Bestellungen.
- 02
Filter
Prüft den Bestell-Kommentar auf das Schlüsselwort „Logistik". Nur diese Bestellungen gehen in den nächsten Schritt.
- 03
Daten-Extraktion
OpenAI strukturiert Adress-, Empfänger- und Paket-Daten aus den Bexio-Feldern in ein sauberes Format.
- 04
Übermittlung
Die Daten werden automatisch an die Logistik-Plattform übergeben. Paket wird direkt für den Versand registriert.
- 05
Logging
Jede übermittelte Bestellung wird in Google Sheets dokumentiert, für Nachvollziehbarkeit und Reporting.
Messbar weniger Aufwand, messbar mehr Kapazität.
Zeit-Ersparnis
45 Minuten täglich klingen wenig, aufs Jahr gerechnet sind das 17 ganze Arbeitstage, die die Mitarbeiterin jetzt für wertschöpfende Aufgaben nutzen kann.
Fehlerfrei
Manuelle Übertragungen erzeugten regelmässig Tippfehler in Adressen, was zu falschen Zustellungen und Mehraufwand führte. Seit dem Go-Live: 0 Übertragungs-Fehler.
Skalierbar
Egal ob 10 oder 200 Logistik-Bestellungen pro Tag, der Workflow läuft ohne Mehraufwand. Das Wachstum des Shops bremst keinen Mitarbeiter mehr aus.
Klingt nach etwas, das auch in deinem Unternehmen Sinn macht?
Lass uns in einem 30-min-Erstgespräch klären, wo bei dir das grösste Potenzial liegt.